"Bí mật công nghệ" giúp bưu cục BEST Express vận hành hàng nghìn đơn mỗi ngày

Khi sản lượng tăng lên hàng nghìn đơn mỗi ngày, bài toán của các bưu cục không còn là tuyển thêm nhân sự mà là làm thế nào để quản trị hiệu quả toàn bộ quy trình vận hành. Theo anh Bùi Đức Long, chủ hai bưu cục BEST Express Trần Quang Khải và Thiên Trường (Ninh Bình), công nghệ đang trở thành yếu tố giúp các đối tác tối ưu vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ và tự tin mở rộng quy mô kinh doanh.

Mỗi ngày, hai bưu cục do anh Bùi Đức Long quản lý xử lý khoảng 2.000 đơn hàng, và chạm mốc 40.000 đơn/tháng vào các dịp cao điểm như 9.9, 11.11 kéo theo áp lực lớn về điều phối nhân sự, kiểm soát đơn hàng và đảm bảo tiến độ giao nhận.

Theo anh Long, khi quy mô ngày càng mở rộng, kinh nghiệm thôi là chưa đủ: "Điều quan trọng là phải quản lý được toàn bộ hoạt động bằng dữ liệu. Khi biết chính xác đơn hàng đang ở đâu, bưu tá đang thực hiện ra sao và hiệu quả vận hành của từng tuyến giao, mình sẽ đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn."

Quản trị bằng dữ liệu thay vì cảm tính

Nếu không có công nghệ hỗ trợ, việc kiểm soát hành trình của hàng nghìn bưu kiện cùng dòng tiền thu hộ (COD) sẽ trở thành một cơn ác mộng quản trị. Thế nhưng, tại bưu cục của anh Long, mọi áp lực vận hành đều được giải tỏa nhờ Hệ thống quản lý độc quyền V9.

Hệ thống này đóng vai trò như một bảng điều khiển trung tâm, cho phép chủ bưu cục theo dõi sát sao dòng tiền COD, trạng thái của từng đơn hàng theo thời gian thực và cập nhật chi tiết KPI của từng bưu tá trên cùng một nền tảng duy nhất. Việc quản trị bằng con số giúp loại bỏ hoàn toàn các phán đoán cảm tính.

"Mỗi tối tôi xem kết quả giao hàng của từng nhân viên trên hệ thống V9, sáng hôm sau cả đội họp để đánh giá và cùng tìm cách cải thiện nếu tỷ lệ giao chưa đạt. Quản lý bằng dữ liệu số giúp chúng tôi điều phối bưu tá hợp lý, tối ưu tuyến đường giao và nâng cấp chất lượng dịch vụ một cách khoa học."
Anh Bùi Đức Long cho biết.

Tuy nhiên, giá trị lớn nhất của công nghệ tại BEST không chỉ nằm ở tốc độ xử lý mà còn ở khả năng kết nối và tối ưu toàn bộ mạng lưới. Hệ thống sẽ tự động phân chia hàng hóa theo khu vực địa lý, tối ưu tuyến vận chuyển giữa các trung tâm phân loại, xe đường trục và bưu cục giao nhận, từ đó rút ngắn thời gian luân chuyển, tối ưu chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Mạng lưới logistics hoàn chỉnh ngay từ khâu phân loại

Không chỉ dừng lại ở phần mềm quản lý, công nghệ của BEST Express còn được triển khai xuyên suốt trong mạng lưới logistics. Ngay từ thời điểm khách hàng tạo đơn hàng, dữ liệu lập tức được đồng bộ lên hệ thống để tự động xác định trung tâm phân loại tối ưu, vạch ra lộ trình vận chuyển thông minh và điều phối đến bưu cục phù hợp. Nhờ đó, toàn bộ hành trình của bưu gửi được giám sát theo thời gian thực, giúp giảm thiểu sai sót, nâng cao năng suất và rút ngắn thời gian giao hàng.

Theo anh Long, việc hàng hóa được chuẩn hóa ngay từ khâu phân loại giúp bưu cục chủ động hơn trong điều phối nhân sự, đặc biệt ở những thời điểm sản lượng tăng cao.

Hiện nay, BEST đang vận hành mạng lưới40 trung tâm phân loại trên toàn quốc với năng lực xử lý khoảng 2,2 triệu bưu kiện mỗi ngày. Đây là "trái tim" của mạng lưới logistics, nơi công nghệ tự động hóa được ứng dụng để tối ưu hiệu quả vận hành. Đối với hàng hóa trên 3 kg, hệ thống phân loại tự động có thể xử lý hơn 24.000 bưu kiện mỗi giờ, trung bình chỉ mất vỏn vẹn 2 giây để phân loại một kiện hàng, trong khi tỷ lệ hư hỏng được kiểm soát ở mức tối thiểu dưới 0,01%.

Với hàng hóa dưới 3 kg, sự kết hợp hoàn hảo giữa hệ thống băng chuyền đai chéo và hệ thống điều khiển kho hàng WCS (Warehouse Control System) giúp đẩy công suất lên tới 36.000 bưu kiện mỗi giờ. Thời gian xử lý được rút ngắn tối đa, chỉ mất khoảng 0,5 giây để hoàn tất phân loại một kiện hàng.

Bên cạnh đó, BEST cũng đang ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong nhiều hoạt động như triển khai hệ thống tổng đài AI tiếng Việt, phân tích dữ liệu để dự báo lưu lượng hàng hóa, tối ưu nguồn lực và cảnh báo sớm các rủi ro trong vận hành.

Công nghệ đồng hành cùng bưu tá trên từng tuyến giao

Ở "chặng cuối" của hành trình giao nhận, một mắt xích công nghệ cực kỳ quan trọng khác trong hệ sinh thái chính là ứng dụng dành riêng cho bưu tá di động. Ứng dụng thông minh này giúp giải quyết triệt để các áp lực ngoài tuyến đầu.

Thông qua ứng dụng, bưu tá có thể định vị tuyến đường giao tối ưu dựa trên bản đồ số hóa, giúp bưu tá tiết kiệm thời gian và nhiên liệu tối ưu hóa lộ trình di chuyển. Bên cạnh đó, các bưu tá cũng có thể cập nhật trạng thái đơn hàng ngay tại điểm giao, xử lý các tình huống phát sinh và đồng bộ dữ liệu tức thời về hệ thống. Điều này giúp bộ phận điều phối và chăm sóc khách hàng nắm bắt thông tin nhanh hơn, đồng thời rút ngắn thời gian phản hồi cho khách hàng.

Theo anh Long, giao diện đơn giản của ứng dụng cũng giúp nhân sự mới nhanh chóng làm quen với quy trình làm việc, giảm thời gian đào tạo và duy trì sự ổn định trong vận hành.

Công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi đi cùng hệ sinh thái đồng hành

Theo anh Long, một bưu cục khó có thể phát triển bền vững nếu chỉ sở hữu công nghệ. Bên cạnh nền tảng quản trị, điều tạo nên sự khác biệt của mô hình nhượng quyền BEST Express là hệ sinh thái hỗ trợ xuyên suốt từ nguồn hàng, đào tạo, vận hành đến phát triển khách hàng.

Nhờ kết nối trực tiếp với các sàn thương mại điện tử lớn, lượng đơn hàng được luân chuyển đều đặn về các bưu cục mỗi ngày, tạo nguồn việc ổn định cho đối tác nhượng quyền. Trong giai đoạn đầu vận hành, đội ngũ Quản lý mạng lưới khu vực (ANM) trực tiếp hướng dẫn quy trình, đồng hành cùng bưu cục xử lý các tình huống phát sinh và hỗ trợ đào tạo nhân sự.

Khi tiếp cận các doanh nghiệp hoặc shop có sản lượng lớn, bộ phận Kinh doanh và Quản lý mạng lưới cũng tham gia cùng chủ bưu cục trong quá trình tư vấn và xây dựng phương án hợp tác.

"Điều tôi đánh giá cao không chỉ là hệ thống công nghệ mà còn là việc luôn có đội ngũ phía sau đồng hành. Khi cần hỗ trợ về vận hành hay phát triển khách hàng, mình đều có thể phối hợp với các bộ phận của tổng công ty để cùng giải quyết."

Theo anh Long, chính sự kết hợp giữa công nghệ và hệ thống hỗ trợ toàn diện đã giúp hai bưu cục duy trì tăng trưởng ổn định trong nhiều năm, đồng thời tạo nền tảng để anh tiếp tục nghiên cứu mở rộng hoạt động kinh doanh trong thời gian tới.

Hiện BEST Express phát triển mạng lưới gần 1,000 bưu cục nhượng quyền trên toàn quốc, kết nối với hệ thống trung tâm phân loại tự động và hạ tầng logistics hiện đại. Bên cạnh dịch vụ chuyển phát nhanh, doanh nghiệp còn cung cấp các giải pháp vận tải, logistics xuyên biên giới, kho vận và chuỗi cung ứng, từng bước xây dựng hệ sinh thái logistics toàn diện, đồng hành cùng các đối tác nhượng quyền và khách hàng trong bối cảnh thương mại điện tử tiếp tục tăng trưởng.

BẠN ĐÃ SẴN SÀNG LÀM CHỦ CÔNG NGHỆ LOGISTICS?
Hợp tác nhượng quyền bưu cục cùng BEST Express ngay hôm nay để nhận đặc quyền hỗ trợ công nghệ quản lý hiện đại, hệ thống phân loại tự động và nguồn hàng thương mại điện tử dồi dào, ổn định lâu dài.
Đăng ký tìm hiểu thêm về mô hình nhượng quyền bưu cục BEST Express: https://www.best-inc.vn/franchiseeRegister#/

×