Cách AstraZeneca cắt giảm chi phí bằng việc áp dụng nền tảng tự động hóa

Kể từ khi thành lập thông qua sự hợp nhất vào năm 1999, AstraZeneca đã là một trong những công ty dược phẩm và sinh học lớn nhất thế giới, tập trung mạnh vào nghiên cứu và phát triển để đạt được những đột phá trong y học.

Đương nhiên, một doanh nghiệp toàn cầu với hơn 70.000 lực lượng lao động đòi hỏi chi tiêu cho vận hành bộ máy là vô cùng lớn. Ngoài ra một trong những thử thách của AstraZeneca là sở hữu đồng thời hai hệ thống quản lý chi phí khác nhau sau khi sáp nhập, cả hai đều đã lỗi thời và cần được thay thế, đổi mới.

Là một công ty luôn tự hào trong việc khai thác sự đổi mới, khoa học và công nghệ, AstraZeneca bắt đầu đại tu hoàn toàn việc quản lý chi phí của họ và chìa khóa của chiến lược này là tự động hóa.

Bằng cách thay thế hai hệ thống lỗi thời bằng một hệ thống tự động mới, AstraZeneca hy vọng đạt được:

- Giảm chi phí thông qua việc tạo ra sự chính xác trong quá trình báo cáo chi phí được tự động hóa.

- Cải thiện hiệu suất làm việc dựa trên một hệ thống tự động có thể cảnh báo người quản lý về bất kỳ vấn đề nào còn tồn đọng trong doanh nghiệp.

- Tăng trưởng doanh thu và phát triển khả năng phân tích dữ liệu để thương lượng chiết khấu tốt hơn với các nhà cung cấp.

- Tăng mức độ hài lòng của khách hàng thông qua một hành trình trải nghiệm sản phẩm liền mạch, nhanh chóng hơn.

Tại sao quản lý chi phí T&E lại quan trọng

T&E là một khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho nhân viên khi họ đi công tác hoặc tiếp đãi khách hàng kinh doanh. T&E có thể là chi phí đi lại bao gồm tiền chi cho chỗ ở, đi lại và ăn uống của nhân viên. Theo thống kê, thông thường ngân sách T&E sẽ chiếm khoảng 10% chi phí hoạt động của doanh nghiệp.

Ngân sách T&E là một trong những chi phí mà một doanh nghiệp có thể cân nhắc để tiết kiệm. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp toàn cầu như AstraZeneca việc cắt giảm chi phí T&E là một trong những thách thức lớn mà họ cần phải đối mặt.

Aberdeen Group Research phát hiện ra rằng "việc áp dung tự động hóa chi phí có thể giảm chi phí của mọi giao dịch lên tới hơn 28%". Ngoài ra, các giải pháp quản lý chi phí tự động có thể cho phép các công ty có khả năng hiển thị khái quát và kiểm soát dòng tiền từ đó đưa ra các biện pháp tiết kiệm hệu quả hơn.

Một trong những biện pháp tốt nhất mà doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí hoạt động là áp dụng những công nghệ tự động hóa. Dữ liệu chi phí được nhập trực tiếp vào hệ thống tự động và các biên lai thanh toán cũng tự động được khớp với các giao dịch đó.

Do đó, doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được nguồn nhân lực, thời gian để xử lý, ghi chép nhật ký và phê duyệt số tiền mà nhân viên đang chi tiêu. Đặc biệt hơn, công cụ quản lý chi phí tự động còn có thể được điều chỉnh cho phù hợp với chính sách chi phí T&E của từng doanh nghiệp và có thể tự động báo cáo các chi phí bị dôi ra.

Theo một nghiên cứu của Aberdeen Group (2016), việc sử dụng một công cụ quản lý chi phi tự động có thể làm giảm ngân sách T&E trung bình lên tới 26%.

Tự động hóa quản lý chi phí cũng sẽ tăng năng suất của nhân viên vì họ không còn phải lãng phí thời gian vào các nhiệm vụ như tổng hợp biên lai và tạo báo cáo chi phí.

Việc tự động hóa các tác vụ này có thể giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí và cắt giảm chúng một cách dễ dàng hơn. Ngoài ra việc áp dụng các công cụ tự động hóa này thường không quá đắt và dễ dàng triển khai.

Trên thực tế, việc nhân viên lạm dụng chi phí T&E để trục lợi là một thách thức đối với các doanh nghiệp. Một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Hiệp hội các nhà kiểm tra gian lận được chứng nhận (ACFE) cho thấy trong tất cả các phòng bán có tới 13,8% các trường hợp gian lận phí T&E để trục lợi. Bằng việc áp dụng các giải pháp tự động hóa, doanh nghiệp có quyền truy cập vào dữ liệu để theo dõi chi tiết các chi tiêu mà nhân viên sử dụng trong các chuyến công tác của họ. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiếu tối đa vấn đề nhân viên gian lân chi phí T&E.

Lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý chi phí tự động

Quá trình lựa chọn phần mềm chỉ là bước khởi đầu của hành trình triển khai hệ thống tự động hóa của AstraZeneca. Dự án áp dụng công nghệ áp dụng hóa đã được bắt đầu vào tháng 9 năm ngoái và đã được chính thức đưa vào hoạt động ngày 30 tháng 4 với 10.500 người dùng đầu tiên.

AstraZeneca đã nhận được những lợi ích đáng kể ngay sau khi áp dụng hệ thống quản lý chi phí hoạt động:

- Số lượng nhân viên cần thiết để vận hành hệ thống ở mỗi chi nhánh đã giảm từ 12 xuống còn 5 người

- Lượng chi phí tồn đọng của các báo cáo chi phí và biên lai trong hơn 45 ngày đã giảm từ 8 triệu USD xuống còn 1,4 triệu USD

- Số lượng báo cáo chi phí tồn đọng và chứng từ thu chi trên 45 ngày đã giảm từ 7.977 xuống còn 1.000.

- Tỷ lệ thanh toán bằng thẻ tín dụng so với tiền mặt đã thay đổi từ 7/3 lên 9/1.

- Tỷ lệ các báo cáo chi phí được kiểm toán đã tăng từ dưới 4% lên 10%.

Những tác động tích cực này đã cho phép AstraZeneca giảm chi phí hoạt động tổng thể đi đáng kể.