Vimedimex - Doanh nghiệp chuyển đổi số xuất sắc năm 2022

Trong thời đại kĩ thuật số, kinh doanh dược phẩm ngày càng đối diện nhiều thách thức mới về quản trị. Thách thức bên ngoài đến từ  đối thủ cạnh tranh, nhà sản xuất, nhà cung ứng, tổ chức chăm sóc sức khỏe - y tế... Thách thức bên trong đến từ chi phí bán hàng, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, quản lý, giám sát, phân tích thị trường mục tiêu cũng như độ bao phủ thị trường.

Và thách thức lớn nhất là tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt bắt buộc phải tuân thủ tuyệt đối trong ngành dược như GMP, GSP, GLP, GDP, GPP, USFDA 21 CFR, GAMP 5… Chuyển đổi số trong ngành dược không đơn giản là ứng dụng các công nghệ mới như tự động hóa, mà tích hợp công nghệ kĩ thuật số vào toàn bộ mô hình, chiến lược kinh doanh, văn hóa quản trị, phương thức điều hành của Vimedimex trên nền tảng  đổi mới công nghệ và ứng dụng công nghệ số, đặc biệt là yêu cầu về tầm nhìn, tư duy lãnh đạo kiên trì, quyết liệt hướng tới chuyển đổi số thành công và Vimedimex đã làm được điều đó.

Lần đầu tiên, một doanh nghiệp Việt Nam được Hãng Oracle Netsuite bình chọn và trao cúp vàng vinh danh "Doanh nghiệp chuyển đổi số xuất sắc năm 2022". Đây là thành quả của hơn 4 năm bền bỉ, quyết liệt, thể hiện nỗ lực, trí tuệ trên chặng đường thử thách nhưng tự hào của Vimedimex.

Ông Dư Đình Trường - Giám đốc giải pháp của SuiteCloud PointStar Việt Nam, đối tác hàng đầu của Oracle NetSuite tại Việt nam – Trưởng dự án chuyển đổi số của tại Vimedimex đã có chia sẻ về thành tựu nổi bật về chuyển đổi số của Vimedimex. 

Thưa ông, yếu tố nào quan trọng nhất trong quy trình chuyển đổi số của Vimedimex?

Ông Dư Đình Trường: Vimedimex xác định ứng dụng, tích hợp và làm chủ những công nghệ hiện đại Oracle Netsuite, Salesforce CDP,  Amazon Web Services cùng với các máy chủ Elastic Compute Cloud, chuyển đổi số toàn diện trên toàn hệ thống của Vimedimex. 

Áp dụng  phương thức quản trị hiện đại chuẩn hóa quy trình làm việc, khai thông nguồn lực, kiểm soát chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế, nâng  hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh của Vimedimex trên thị trường dược phẩm.

Vimedimex lựa chọn phần mềm Oracle Netsuite, giải pháp số 1 thế giới về quản trị doanh nghiệp trên điện toán đám mây: 

1. Tính năng đa dạng, khả năng mở rộng linh hoạt, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và tối ưu. 

2. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng giúp người dùng nhanh chóng truy cập, sử dụng các tính năng của giải pháp. 

3. NetSuite cung cấp quy trình tổng thể các chức năng để tổng hợp và đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn thông tin vào một hệ thống phục vụ nhu cầu riêng lẻ hoặc đa dạng của các phòng ban khác nhau như tài chính, kho hàng, mua hàng, bán hàng…mà quá trình kinh doanh cần phải có.

4. Oracle NetSuite hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau, giúp Vimedimex quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất, bất kể  hoạt động ở đâu trên thế giới.

5. Tốc độ truyền tải dữ liệu vượt bậc, ngay trong thời gian thực và kết nối di động, hệ thống đáp ứng, theo kịp các nhu cầu chuyên sâu của người dùng.

6. Trung tâm dữ liệu đáng tin cậy đảm bảo tính bảo mật, khả năng bảo vệ dữ liệu trước những sự cố bất ngờ tác động đến hệ thống, đảm bảo bảo mật mạnh nhất cho khách hàng mua và khả năng khôi phục dữ liệu sau thảm họa. 

7. Phần mềm Oracle Netsuite có khả năng kết hợp với các hệ thống khác để nhập dữ liệu bổ sung, tự động cập nhật thông tin từ bên ngoài hệ thống.

Vimedimex lựa chọn phần mềm Salesforce CDP là hệ thống CRM số một trên thế giới. 

1. Với các phân hệ tích hợp liền mạch, tập trung toàn bộ dữ liệu, thông tin đủ lớn của hệ thống khách hàng mua trên cùng một nền tảng.

2. Sử dụng các công cụ phân tích thông minh và Khả năng tích hợp dữ liệu hai chiều giữa Salesforce với bất kỳ hệ thống nào khác.

3. Salesforce CRM tích hợp các tính năng phục vụ quản lý thông tin, tạo lập quy trình làm việc, quản lý công việc, theo dõi cơ hội, công cụ hỗ trợ hợp tác, công cụ tương tác khách hàng mua, khả năng phân tích, dashboard trực quan cho phép sử dụng trên thiết bị di động, hỗ trợ các tính năng hữu dụng như dự đoán bán hàng, giám sát khách hàng tiềm năng, hỗ trợ Vimedimex chuyển dần khỏi cơ sở hạ tầng tại chỗ, hướng tới các mô hình linh hoạt.

Vimedimex lựa chọn Amazon Web Services nền tảng điện toán đám mây toàn diện, được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu, áp dụng cho hệ thống thương mại điện tử B2B của CEVPharma. 

1. Hạ tầng luôn có tính sẵn sàng cao, đây là những phân vùng được tách biệt hoàn toàn trong cơ sở hạ tầng của AWS. Phân chia các ứng dụng trên nhiều AZ tại cùng khu vực, cô lập mọi sự cố, đạt được mức độ sẵn sàng cao hơn.

2. Phần cứng vũ khí tối thượng, thiết kế không chỉ bộ định tuyến, chip trong các máy chủ, các thiết bị mạng, các máy chủ lưu trữ, máy chủ tính toán, mạng tốc độ cao;

3. Dịch vụ đầy đủ chức năng, nhiều tính năng bên trong hơn bất kỳ nhà cung cấp đám mây nào khác, khả năng mở rộng các dịch vụ cho CEVPharma rất dễ dàng và tự động hoá, với cấu hình Auto-Scaling phù hợp, các EC2 instance có thể được tự động tạo mới, đáp ứng lượng khách hàng mua truy cập tăng cao trên website CEVPharma.

4. Bảo mật hệ thống với môi trường điện toán đám mây linh hoạt bảo mật nhất hiện nay, được bảo vệ tối đa nhờ nền tảng từ trung tâm dữ liệu, bảo vệ thông tin, danh tính, ứng dụng và thiết bị của khách hàng mua. 

Thưa ông, vậy phần mềm Oracle Netsuite, Salesforce CDP, Amazon Web Services được ứng dụng và tích hợp vào mô hình hoạt động quản trị kinh doanh của Vimeidmex như thế nào?

Ông Dư Đình Trường: Thứ nhất, giải pháp Oracle Netsuite được xây dựng dựa trên quy trình chuẩn "Best Practices" cho hoạt động kinh doanh dược phẩm, cung cấp các tính năng để tổng hợp, đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn thông tin vào một hệ thống phục vụ nhu cầu đa dạng được tích hợp vào phân hệ quản lý vận hành CEVPharma,                           

1. Phân hệ quản trị nguồn cung ứng và cơ cấu danh mục thuốc: Theo thuốc hóa dược, sinh phẩm; Theo thuốc đơn thành phần và đa thành phần; Theo nhóm tác dụng dược lý; Theo nguồn gốc, xuất xứ, Theo thuốc biệt dược gốc và thuốc generic; Theo nhóm tiêu chí kỹ thuật; Theo đường dùng, dạng dùng, Theo phân tích ABC; Theo phân tích VEN để xác định ưu tiên cho hoạt động mua hàng và tồn trữ thuốc trong kho.

2. Quản trị danh mục sản phẩm được sắp xếp vào 27 nhóm lớn, theo tác dụng điều trị. Thông tin về sản phẩm được mô tả chi tiết (số thứ tự, mã định danh, tên thuốc, thành phần thuốc, hàm lượng, đơn vị đóng gói, đơn vị tính, đơn vị liều dùng, lô sản xuất, hạn sử dụng, cơ sở sản xuất, tiêu chuẩn sản xuất (GMP-EU, PICS, GMP-WHO), nước sản xuất, niêm yết giá bán buôn, chính sách chiết khấu không cam kết doanh số, chính sách chiết khấu cam kết doanh số, chương trình khuyến mại).

3. Phân hệ quản trị giao dịch bán buôn hàng hóa trực tuyến 24/7 trên CEVPharma, giao diện có cấu trúc danh mục sản phẩm phân lớp, quản lý thông tin chi tiết về giá, về chính sách chiết khấu, về chương trình khuyến mại và các thay đổi luôn được cập nhật trên CEVPharma. 

KHM có thể so sánh giá cả theo thời gian thực, trên tất cả các kênh, điều này nâng cao khả năng cạnh tranh về giá và gia tăng sự trung thành của khách hàng mua trên CEVPharma. Thêm hoặc xóa sản phẩm trong giỏ hàng, tự động tính tổng chi phí, giúp việc kiểm soát đơn hàng tiện lợi hơn. Các tính năng hỗ trợ như search từ khóa, lọc sản phẩm nhanh, giỏ hàng nhanh, checkout nhanh… cũng hỗ trợ quá trình mua hàng trực tuyến.

4. Phân hệ quản trị kho hàng đạt tiêu chuẩn GDP, GSP, bảo quản toàn bộ các sản phẩm giữ vẹn nguyên chất lượng để mỗi chiến binh tí hon này, tiếp tục toàn thắng trong trận chiến với bệnh tật, đem lại nụ cười, niềm hạnh phúc cho người dân. 

Theo dõi các giao dịch nhập hàng qua các thao tác tạo mới, cập nhật, xem danh sách sản phẩm trong kho, xem chi tiết, lọc sản phẩm theo ba tiêu chí: xem toàn bộ, nhập lâu chưa bán được, bán chậm, sản phẩm bán chạy nhất.  Sắp xếp sản phẩm, danh mục sản phẩm theo nhóm dược lý, lô sản xuất, hạn dùng….

5. Phân hệ quản trị hệ thống vận chuyển hàng hóa logistics 3PL trên nền tàng Oracle Netsuite TMS và App Mobile cho Tài xế được tích hợp hệ thống bản đồ Google Maps, gắn thiết bị giám sát hành trình GPS: TMS-4G vào xe chuyên dùng, cho phép giám sát nhiệt độ trong suốt quá trình vận chuyển, bảo quản hàng hóa đạt tiêu chuẩn GSP và hệ thống đo cảm biến nhiệt độ, độ ẩm, thiết bị phát wifi và thẻ sim 4G để giao hàng đến đúng địa điểm quy định.

6. Hệ thống quản lý, giám sát NVBH được tích hợp với hệ thống bản đồ số Google maps, định vị GPS trên điện thoại của NVBH, nhằm xác định vị trí, tọa độ của NVBH, hiển thị vị trí, lịch sử di chuyển của NVBH trực quan trên bản đồ.

Thứ hai, phân hệ quản lý kinh doanh và Marketing được ứng dụng, tích hợp phần mềm Salesforce CDP là hệ thống CRM số một trên thế giới.

 1. Phân hệ quản lý kênh phân phối mua buôn trực tuyến 24/7 của KHM tuyến huyện trên CEVPharma và Kênh phân phối bán chéo sản phẩm phục vụ 20 triệu khách hàng đang sử dụng MBBank, App Mobile thông qua giải pháp nhúng Website CEVPharma với MBBank App Mobile dành cho KHM là các Đại lý phân phối của 590 huyện của 63 tỉnh thành (ĐLPP) trên nền tảng cài đặt hệ thống POS của CEVPharma, giúp quản lý các giao dịch nhập hàng, hàng tồn kho theo lô, hạn sử dụng, quản lý bán hàng.

Ngay khi đơn hàng được đặt thành công ở kênh bán chéo, thông tin Đơn hàng và thông tin khách hàng sẽ được tích hợp tự động sang Hệ thống POS của CEVPharma.

2. Phân hệ quản lý hệ thống khách hàng mua ứng dụng, tích hợp với hệ thống Tổng đài, Email, SMS, Website, Oracle Netsuite,…điều này, giúp dễ dàng tiếp cận thông tin nhà thuốc/quầy thuốc của công ty dược, của bệnh viện, của trung tâm y tế, của phòng khám và tủ thuốc trạm xá tại 590 huyện thuộc 63 tỉnh thành và thực hiện đánh giá, phân loại theo các tiêu chí: số năm hoạt động, quy mô, doanh thu hàng tháng, tần suất nhập hàng, số lượng nhân viên. 

3. Phân hệ quản lý kế hoạch bán hàng, kế hoạch nguồn vốn, kế hoạch chi phí đảm bảo khả năng mở rộng linh hoạt và kết nối với các hệ thống khác thông qua giao thức APIs. Hệ thống Oracle Netsuite sẽ tự động tính toán, lên báo cáo bảng cân đối kế toán so sánh giữa kế hoạch và thực hiện.

4. Phân hệ quản lý kế hoạch marketing được ứng dụng, tích hợp digital marketing trên đa nền tảng, đòi hỏi hướng tiếp cận tự động hoá và hiệu quả trong việc phân tích, kiểm soát cũng như phân bổ nguồn tiền ở những kênh truyền thông hiệu quả nhất. 

Về bản chất, marketing automation dù "quyền năng" như thế nào thì vẫn chỉ dừng ở mức độ công cụ, giá trị thực sự chính là khi nhân viên markting có thể trực tiếp sử dụng các công cụ này, vào chính quy trình, nội dung marketing hàng ngày, hàng tháng của Vimedimex, nhằm thay thế và nâng cấp những hoạt động marketing thiết yếu.

5. Phân hệ quản lý và chăm sóc khách hàng mua một cách hiệu quả ở bất kì nơi đâu, tại mọi điểm chạm của khách hàng với CEVPharma chỉ trên một hệ thống duy nhất. 

Tăng mức độ hài lòng của khách hàng mua bằng phương pháp chăm sóc cá nhân hóa khách hàng, nhất quán tới từng khách hàng mua, tăng trưởng doanh số bán hàng mang tính đột phá. Salesforce CDP đem đến góc nhìn 360 độ về trải nghiệm của Khách hàng mua từ khi truy cập Website CEVPharma đến quá trình mua hàng, kết thúc quá trình mua hàng đều được đo lường, theo dõi thông qua nền tảng Salesforce CDP.        

Thứ ba, phân hệ quản trị kế toán tài chính bao gồm các phân hệ: Quản trị kế hoạch tài chính, Quản trị kế hoạch nguồn vốn; Quản trị kế hoạch chi phí; Kế toán tổng hợp (GL:General Ledger); Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán công nợ phải thu; Kế toán công nợ phải trả; Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ; Kế toán giá thành; Kế toán giá vốn hàng bán; Quản trị Báo cáo tài chính.

1. Phân hệ quản trị tài chính vốn là mạch nguồn sự sống của Vimedimex, chỉ số tài chính là các tỉ lệ được tính toán bằng cách chia số liên quan tới tài chính hoặc kinh doanh cho một số liệu khác (tổng doanh thu chia cho số lượng nhân viên).

2. Phân hệ kế toán vốn bằng tiền của giải pháp Oracle Netsuite, các khoản thu hoặc chi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được quản lý, kiểm soát chặt chẽ. Các khoản thanh toán với nhà cung cấp, thu tiền khách hàng được quản lý chi tiết cho từng lần thanh toán ngay trên màn hình phiếu thu hoặc chi giúp NVKT thao tác nhanh, chính xác nhất. Thông tin tồn quỹ, nhật ký thu chi được cập nhật liên tục, kịp thời đưa ra những kế hoạch thu, chi và quản lý dòng tiền của Vimedimex một cách hiệu quả.

3. Các giao dịch Kế toán được tích hợp với các phân hệ khác như phân hệ quản lý hàng tồn kho, mua hàng, bán hàng, nhập hàng. Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tự động tương ứng tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ tồn kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng quản lý thông tin khách hàng mua, giao dịch bán hàng, danh mục khách hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng quản lý thông tin nhà cung cấp, dữ liệu nhập hàng, danh mục NCC),

4. Phân hệ kế toán công nợ phải thu ứng dụng giải pháp Oracle Netsuite được tạo ra tự động, ghi vào các sổ phụ kế toán, các khoản nợ của khách hàng trong từng hợp đồng, đơn hàng được quản lý chặt chẽ và kết nối với phân hệ quản lý chi phí giá thành để theo dõi các khoản mục chi phí cho từng đầu mục công việc, phục vụ cho công tác tính giá thành sản phẩm. Phân tích định mức công nợ, tuổi nợ để tránh được tình trạng nợ xấu trong Vimedimex và đưa ra những chính sách bán hàng hiệu quả.,

5. Phân hệ kế toán giá thành của giải pháp FTS ERP, các thông tin về chi phí, giá thành của sản phẩm được tập hợp, xử lý và tính toán theo từng đơn đặt hàng, qua một công đoạn hay nhiều công đoạn. Chi phí được phân bổ theo nhiều tiêu thức tuỳ thuộc vào yêu cầu. Tự động tính giá thành sản phẩm và áp vào chứng từ nhập kho sản phẩm.

6. Phân hệ kế toán giá vốn hàng bán là trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ. Trị giá vốn hàng bán bao gồm trị giá vốn của hàng hóa bán ra trong kỳ và các chi phí liên quan đến các hoạt động bán hàng như: chiết khấu hàng bán trực tiếp trên hóa đơn điện tử, chi phí khuyến mại, chi phí hoa hồng cho nhân viên bán hàng, chi phí truyền thông, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giá trị hàng hóa bị hao hụt mất mát (sau khi trừ đi phần được bồi thường (nếu có)…. chi phí quản lý doanh nghiệp. 

Sau khi xác định được trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán cần phải xác định kết quả để cung cấp thông tin trình bày báo cáo tài chính.

Chuyển đổi số đã thay đổi tầm vóc, vị thế của Vimedimex như khoác lên mình tấm áo trí tuệ của thời đại, vững bước đi dưới ánh sáng mặt trời và bước vào hàng ngũ những doanh nghiệp tiên tiến hàng đầu thế giới trong cuộc đua công nghệ chuyển đổi số. 

Sự thành công này, không chỉ là thành quả của tinh thần đoàn kết, sáng tạo, sẵn sàng đối mặt với thách thức, để tìm kiếm, áp dụng những giải pháp hữu hiệu, mà hơn hết, còn thể hiện sự minh bạch, rõ ràng tự động thiết lập đường cân bằng thuần khiết tuyệt đối trong mọi hoạt động kinh doanh của Vimedimex. 

Bởi lẽ, Vimedimex kinh doanh, không đơn thuần là lợi nhuận, hướng tới mục đích kinh tế, mà cao cả hơn, còn là sự cống hiến, phụng sự cho xã hội. Sự thành công của chuyển đổi số ứng dụng vào mô hình kinh doanh minh bạch của Vimedimex là phương thức hiệu quả, thiết thực giúp cho mỗi người dân tuyến huyện, vùng sâu vùng xa được tiếp cận với những viên thuốc đạt chất lượng theo tiêu chuẩn sản xuất GMP với giá trị đúng với thực tế của từng viên thuốc, thông qua việc niêm yết giá bán công khai, minh bạch trên hệ thống CEVpharma. 

Từ đó, bất kể người mua nào cũng đều có thể tham khảo giá, biết được giá bán thuốc ở những khoảng giá khác nhau, cắt bỏ chi phí thông qua khâu trung gian, không còn trường hợp chênh lệch giá bán giữa tỉnh, thành phố với giá bán của các Huyện, đây chính là sự hiện thực hoá thực sự giá trị, tạo ra sự công bằng, minh bạch cho người dân, cho xã hội, là cánh tay nối dài đưa chính sách, nghị quyết của Đảng, Nhà nước vào từng hoạt động kinh doanh và minh thị cho chiến lược nhân văn vì con người của Vimedimex.