HSV Group: “Chúng tôi đã làm việc từ xa hiệu quả trong mùa dịch nhờ GapoWork”

Là một trong những doanh nghiệp phân phối mỹ phẩm và thời trang quốc tế lớn tại thị trường Việt Nam, Công ty Cổ phần Hoa Sen Việt (HSV Group) đã có trên 15 năm hoạt động và sở hữu hệ thống 120 cửa hàng bán lẻ toàn quốc với các thương hiệu nổi tiếng như THEFACESHOP, Beauty Box, Reebok, Adidas, v.v. 

Trước tình hình phức tạp của dịch bệnh Covid-19, chị Nguyễn Thị Ngọc Vân, Phó Tổng Giám đốc HSV Group đã có những chia sẻ thực tế về phương án làm việc từ xa hiệu quả khi lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp, nhờ đó mà doanh nghiệp này đã nhanh chóng vượt qua đại dịch.

Trước tình hình căng thẳng của dịch Covid-19, HSV Group đã có những kế hoạch gì để triển khai phương án làm việc từ xa? 

Chị Ngọc Vân: Thời điểm dịch Covid-19 bùng phát, việc các hoạt động chung, bộ máy vận hành cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp phải chịu thiệt hại lớn là điều không tránh khỏi. Khi đó, TP.HCM cũng đã ban hành quy định giãn cách xã hội, các chuỗi cửa hàng buộc phải tạm dừng hoạt động. Ngay lập tức, phía Ban Lãnh đạo đã gửi thông báo với toàn thể nhân viên về phương án làm việc Work from home. Điều chúng tôi quan tâm là làm thế nào để duy trì hoạt động của công ty mà vẫn phải đảm bảo sức khỏe cho toàn thể cán bộ nhân viên.

Với phương án làm việc từ xa, mọi người sẽ ứng dụng các giải pháp công nghệ để trao đổi và giải quyết công việc. Ở thời điểm đó, chúng tôi đã có kế hoạch ưu tiên tăng cường các hoạt động truyền thông nội bộ, đặc biệt chú trọng tới con người. Vậy nên chúng tôi có tìm hiểu và lựa chọn nền tảng giao tiếp nội bộ GapoWork, có thể đảm bảo được các yếu tố mà Ban lãnh đạo đưa ra như trao đổi thông tin hiệu quả, giao diện thân thiện dễ sử dụng và tính bảo mật tương đối cao. 

Theo chị, HSV Group đã triển khai công việc từ xa hiệu quả như thế nào trên nền tảng giao tiếp GapoWork?

Chị Ngọc Vân: Có thể nói, nền tảng giao tiếp GapoWork đã giúp HSV Group kết nối hàng trăm nhân viên, đưa các thông điệp truyền thông lan tỏa đến cán bộ nhân viên một cách nhanh chóng. Chúng tôi tập trung mọi người sinh hoạt trực tuyến thường xuyên trên GapoWork. Mọi người có thể tương tác với nhau mọi nơi mọi lúc qua chat, chat nhóm, gọi audio/ video HD, livestream,... và đặc biệt hoàn toàn miễn phí. Chúng tôi đã vận hành trơn tru nền tảng giao tiếp online vào công việc nhờ việc biết cách tận dụng tối ưu những tính năng hiện có trên GapoWork.

Tất cả các câu chuyện truyền cảm hứng, những thông điệp thể hiện giá trị cốt lõi của công ty đều được chia sẻ, lan tỏa một cách tự nhiên tới tập thể qua các công cụ sáng tạo nội dung đa dạng như: tạo bài post trong nhóm chung, up ảnh/ video HD, tạo thăm dò ý kiến… để mọi người cùng sống trong nền tảng văn hóa doanh nghiệp, cùng chung một tiếng nói, chung một hướng đi. Việc bị trôi các thông báo quan trọng gần như không có bởi nhờ vào chế độ Ghim tin nhắn, 100% cán bộ nhân viên có thể nắm bắt được thông tin kịp thời.

Vậy chị đánh giá như thế nào về hiệu suất công việc của nhân viên khi áp dụng phương án làm việc từ xa?

Chị Ngọc Vân: Với nền tảng GapoWork, chúng tôi đã có những bước đầu triển khai các hoạt động phát triển văn hoá doanh nghiệp thành công, giúp việc kết nối cán bộ nhân viên tại các văn phòng trên toàn quốc diễn ra thuận lợi. Việc tương tác, trao đổi công việc nhanh của các phòng ban nội bộ hay liên phòng ban giờ đây chỉ cần thông qua thao tác công cụ tin nhắn trò chuyện và quan trọng hơn cả là việc tất cả thành viên đều được kết nối đồng nhất trên một nền tảng. Về hiệu suất công việc của các thành viên làm việc từ xa và kết quả triển khai công tác truyền thông nội bộ trực tuyến của HSV Group, cá nhân tôi nhận thấy đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp của mình tối ưu hoá bộ máy làm việc một cách hiệu quả bởi mức độ hài lòng của nhân viên thông qua việc sử dụng nền tảng GapoWork trong quá trình làm việc tương đối cao. 

Chị có lời khuyên nào dành cho các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc triển khai mô hình làm việc từ xa mùa dịch?

Chị Ngọc Vân: Khó khăn bởi dịch bệnh là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng gặp phải, tuy nhiên, mỗi chúng ta cần phải thấu hiểu đại dịch là một thách thức mà nhiệm vụ chúng ta cần làm là tìm cách biến những thách thức đó thành cơ hội để vực dậy doanh nghiệp. Nhờ vào mô hình làm việc trực tuyến cũng như nền tảng giao tiếp GapoWork, HSV Group cũng đã nhanh chóng vượt qua đại dịch Covid-19. Vì vậy, tôi hy vọng những doanh nghiệp chưa có phương án ứng phó với dịch bệnh kịp thời, ngay bây giờ có thể tìm hiểu và áp dụng mô hình công nghệ phù hợp để triển khai phương án làm việc từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

Cảm ơn chị về buổi chia sẻ.