Theo thông tin ban đầu, anh Nguyễn Tuấn Anh, đại diện nhóm khách du lịch trên cho biết: Vào ngày 20.4, đoàn du lịch gồm 6 thành viên (bao gồm trẻ em) đã đặt vé khứ hồi tuyến Cái Rồng - Cô Tô (Quảng Ninh) của nhà tàu cao tốc Ka Long, thuộc Công ty TNHH Vận tải Ka Long. Theo lịch trình, tàu khởi hành lúc 6h30 ngày 29.4, về lúc 12h30 ngày 1.5.
Danh sách số lượng tàu chạy tuyến Cái Rồng - Cô Tô ngày 1.5 không có tàu Ka Long 05 do bị hỏng phải sửa chữa.
Chiều 30.4, anh Tuấn Anh nhận được điện thoại thông báo, do trục trặc kỹ thuật nên chuyến tàu về lúc 12h30 ngày 1.5 như đã đặt ban đầu sẽ chậm đến 16h30 cùng ngày. Đồng thời, sau khi cập cảng Cái Rống, nhà tàu sẽ cho xe đưa về Hà Nội và giảm giá chỉ còn 100.000 đồng/người.
Đến 17h45 ngày 1.5, tàu Ka Long mới cập cảng Cô Tô đưa các du khách về cảng Cái Rồng. Khi tới bến Cái Rồng, trời đã tối, anh Tuần Anh gọi điện lại cho Giám đốc Công ty TNHH Ka Long thì người này đề nghị anh liên hệ với một người tên Trọng - điều hành viên của Ka Long. Theo đó, anh này sẽ chịu trách nhiệm đưa xe khách đến đón đoàn tại cảng Cái Rồng.
Tuy nhiên, khi anh Tuấn Anh gọi cho người tên Trọng thì người này thông báo vào lúc 1h ngày 2.5 mới có xe về Hà Nội, nhóm du khách sẽ phải di chuyển về Cửa Ông mới đón được xe. Lúc này, anh Tuấn Anh gọi lại số điện thoại của Giám đốc Công ty TNHH Ka Long thì không liên lạc được.
Theo thông tin một số báo đăng tải, nhóm du khách này phải vật vờ tại Cái Rồng trong đêm tối và đành thuê nhà nghỉ để ngày 2.5 bắt xe về Hà Nội.
Đại diện văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh cho biết, qua kiểm tra, xác minh vụ việc, nội dung cụ thể như sau: Chiều 30.4, sau khi chở khách tới Cô Tô, tàu Ka Long 05 bị trục trặc, do vậy, tàu phải quay về Vân Đồn sửa chữa. Bởi thế, số lượng tàu chở khách từ Cô Tô về chuyến 12h30 ngày 1.5 bị thiếu (chỉ còn 3 chiếc). Phía công ty đã dàn xếp với khách để đảm bảo đưa khách về trong ngày.
Tuy nhiên, do trao đổi qua điện thoại không rõ ràng, nhóm khách hiểu lầm là được phía công ty bố trí xe đưa về tận Hà Nội với giá rẻ, trong khi phía Công ty Ka Long chỉ cam kết chuyển khách từ Cảng Cái Rồng đến bến xe gần nhất, sau đó sẽ có xe (cũng của hãng vận tải Ka Long) đưa về Hà Nội. Sự hiểu lầm này đã gây bức xúc với nhóm khách du lịch.
Đại diện UBND tỉnh Quảng Ninh khẳng định: Nhóm khách chỉ chờ đợi ở Cảng Cái Rồng 53 phút, thời điểm khoảng 8h tối, chứ không có cảnh nhóm khách (gồm cả trẻ em) phải vất vưởng ngoài đường trong đêm như một số thông tin đã nêu.
Về việc để nhóm khách du lịch phải chờ trong đêm, vị đại diện này cũng khẳng định: “Chúng tôi đã trích xuất cuộc gọi trên điện thoại của phía Công ty Ka Long. Theo đó, cuộc gọi đầu tiên sau khi nhóm khách đã cập cảng Cái Rồng là 19h05. Đến 19h58, khi người của hãng gọi lại thì đại diện nhóm khách nói là không cần xe đón nữa. Như vậy, khoảng thời gian chờ đợi ở Cảng Cái Rồng chỉ là 53 phút, lúc khoảng 8h tối, chứ không có cảnh nhóm khách (gồm cả trẻ em) phải vất vưởng ngoài đường trong đêm”.