Những nội dung cần lưu ý khi ban hành Nội quy lao động

Bạn Nguyễn Thúy Anh, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội hỏi: "Công ty tôi đang muốn xây dựng Nội quy lao động. Xin hỏi những nội dung cần lưu ý khi ban hành Nội quy lao động, trình tự, thủ tục ban hành, đăng ký Nội quy lao động theo pháp luật hiện hành là như thế nào?"

Về câu hỏi của bạn Nguyễn Thúy Anh, Chuyên gia lĩnh vực lao động thuộc Sở LĐTBXH TP Hà Nội trả lời như sau:

Nội dung liên quan đến Nội quy lao động bạn Nguyễn Thúy Anh hỏi được quy định tại Bộ luật Lao động năm 2019 và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (sau đây gọi tắt là Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).

Nội dung của Nội quy lao động

Nội quy lao động là những quy định nội bộ của một doanh nghiệp, những quy định do người sử dụng lao động ban hành trên cơ sở các quy định của pháp luật, phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm điều chỉnh hành vi của người lao động khi tham gia vào quan hệ lao động.

Nội quy lao động hướng tới các quy định chuẩn mực nhằm ổn định trật tự trong doanh nghiệp cũng như quyền quản lý lao động của người sử dụng lao động.

Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau:

- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

- Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

- An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định 145/202020/NĐ-CP.

- Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;

- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

- Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Ban hành, đăng ký Nội quy lao động

Nội quy lao động do người sử dụng lao động ban hành song lại liên quan đến việc chấp hành của người lao động. Bởi vậy, để tránh sự lạm quyền của người sử dụng lao động cũng như bảo vệ quyền lợi của người lao động, pháp luật quy định khi ban hành nội quy người sử dụng lao động phải tuân theo những trình tự thủ tục nhất định.

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 118 Bộ Luật lao động năm 2019 trước khi ban hành nội quy, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tai cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Thủ tục này nhằm mục đích tạo điều kiện cho tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở đóng góp ý kiến đối với bản nội quy lao động, đồng thời kịp thời bảo vệ người lao động ngay từ khi xây dựng nội quy trong trường hợp nội quy lao động có những điều, khoản trái với quy định của pháp luật gây bất lợi cho người lao động. Chính vì vậy, tuy tổ chức đại diện người lao động không có quyền quyết định về nội dung các điều khoản trong nội quy, song việc tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động là cần thiết và bắt buộc.

Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Như vậy, một thủ tục bắt buộc khi ban hành nội quy lao động là phải đăng ký nội quy tại cơ quan có thẩm quyền. Đây được coi là một trong những điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật. Nội quy lao động là do người sử dụng lao động ban hành, song lại ảnh hưởng rất lớn đến quyền và nghĩa vụ của người lao động. Bởi vậy, nội quy lao động cần phải được đăng ký để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, xác nhận tính hợp pháp, tránh sự lạm quyền của người sử dụng lao động. Hơn nữa, ở góc độ nào đó, việc đăng ký này còn làm tăng giá trị pháp lý của bản nội quy (đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt) khiến người lao động thực hiện một cách nghiêm túc hơn.

Hiện nay tại thành phố Hà Nội, thủ tục Đăng ký Nội quy lao động được thực hiện theo phương án ủy quyền cho Phòng LĐTBXH các quận, huyện, thị xã giải quyết theo Quyết định số 207/QĐ-SLĐTBXH ngày 14/3/2024 của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và Quyết định số 1609/QĐ-UBND ngày 25/3/2024 về việc phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực LĐTBXH thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

- Nội quy lao động;

- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Khi nội quy có hiệu lực pháp luật, người sử dụng lao động phải thông báo đến người lao động và những điểm chính của nội quy phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.