Viettel Post đã trở thành công ty công nghệ như thế nào?

Nhiều năm trước, ngành bưu chính vốn đặc trưng với các hoạt động thủ công, lao động tay chân thuần tuý như giao nhận hàng, đóng gói, vận chuyển... Thế nhưng, Viettel Post lại một thành viên của Tập đoàn Viettel – tập đoàn vốn đã chuyển mình từ một doanh nghiệp viễn thông truyền thông sang công ty công nghệ. Sống trong một “gia đình công nghệ” thì Viettel Post không thể chỉ là lao động thủ công và đó là khởi nguồn của sự thay đổi tại công ty này năm 2016.

Ứng dụng chuyển phát là một công cụ quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của Viettel Post.

Công ty 0.4 đi làm ứng dụng 4.0

Ứng dụng chuyển phát ViettelPost là một trong hai trụ cột lõi về công nghệ được doanh nghiệp này tự phát triển nhằm tạo ra một bước chuyển lớn. Rất ít người tin một công ty 0.4 như Viettel Post lại phát triển thành công ứng dụng 4.0 về chuyển phát nhưng những kỹ sư ở doanh nghiệp này lại… không sợ điều đó.

Sang Nhật Bản học cách phát triển, rồi hỏi chính các khách hàng của mình những tính năng họ cần cho một ứng dụng, sau đó bắt tay vào thực hiện,… các kỹ sư của đã Viettel Post lao vào “code không sợ hãi”.

Ông Trần Trung Hưng, CEO Viettel Post cho biết, ứng dụng này được xây dựng dựa trên 2 triết lý: sự minh bạch (mọi thông tin đều được công khai) và đơn giản (giúp người dùng sử dụng dễ dàng nhất).

Và Viettel Post chỉ mất 63 ngày, tương ứng với 63 tỉnh thành, để cho ra mắt phiên bản đầu tiên mà như ông Hưng nói “chỉ tập trung vào việc người dùng có thể sử dụng được, cung cấp đầy đủ các thông tin về sản phẩm dịch vụ cho khách hàng nhìn thấy,không đặt quá cao về tính hoàn thiện”.

Sản phẩm đầu tiên dù còn rất thô sơ, nhiều lỗi nhưng vẫn “sống” được bởi nó đã áp dụng nguyên tắc cơ bản: Xuất phát từ chính nhu cầu của khách hàng. Mọi tính năng trong ứng dụng thực tế đều do khách hàng yêu cầu (dựa trên khảo sát) chứ không phải do lãnh đạo hay kỹ sư Viettel Post nghĩ ra.

Đến năm 2017, version 2 của App Viettel Post được hình thành, tập trung vào trải nghiệm người dùng với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo(AI).  Nhờ việc sử AI, đặc biệt là định danh về người dùng, và tập trung rất mạnh vào trải nghiệm khách hàng - cả với người gửi và người nhận, ứng dụng phiên bản mới tạo ra sự thay đổi lớn. “Chúng tôi thiết kế giao diện thân thiện, đơn giản, dễ dùng như sử dụng iPhone và iPad, khách hàng không cần học hướng dẫn sử dụng, chỉ cần làm từ trên xuống dưới từ trái qua phải là xong”, ông Trần Trung Hưng chia sẻ.

Lê Hải Ngọc, nhân viên kinh doanh Viettel Post chi nhánh Cầu Giấy cho biết trước đây, để gửi 1 kiện hàng hoá, khách phải viết phiếu gửi 3 liên, rất mất thời gian. “Từ khi có app Viettel Post, mọi thứ nhanh hơn rất nhiều. Khách họ hài lòng vì vừa tiện, vừa theo dõi đơn, kiểm soát lịch trình”, cô nói.

“Bạn bè chị ở trong miền Nam đều sử dụng app. Nếu hàng hoá bị nhầm lẫn có thẻ tra gọi, rất đơn giản và nhanh”, chị Hoàng Thị Lanh, một khách hàng thường xuyên của Viettel Post nhận xét và nhấn mạnh “Gửi hàng vì thế thấy yên tâm hơn”.

Các số liệu cũng ghi nhận, nhờ vào sự hỗ trợ của AI, tốc độ tạo đơn hàng của Viettel Post tăng gấp 3 lần, thay vì từ 3 – 5 phút so với trước thì nay với khách hàng mới chỉ còn 1 – 2 phút, với khách hàng cũ là 3 – 5 giây; Thời gian xử lý yêu cầu của khách hàng cũng giảm từ 240 giây xuống còn 8 giây.

Trên ứng dụng phiên bản 2, vị trí và trạng thái của mặt hàng của khách hàng được cập nhật chính xác trên ứng dụng. Nếu là người nhận hàng, bạn sẽ nhận được thông báo về mặt hàng từ người gửi... Hiện tại, ứng dụng Viettel Post có gần 1 triệu người dùng, trong đó có hơn 330.900 người sử dụng hàng tháng.

Tự làm chủ thiết kế là yếu tố quan trọng giúp Viettel Post xây dựng được một hệ thống chia chọn tự động với công nghệ Cross Belt – hiện đại nhất Việt Nam, với công suất lên tới 36.000 bưu phẩm/giờ.

Cú đột phá cho quy trình chia chọn hàng hóa

Nếu App là thứ trực quan, giúp gia tăng hiệu quả vận hành bên ngoài thì trụ cột thứ hai trong việc chuyển sang công ty công nghệ của Viettel Post đến từ hệ thống chia chọn hàng hoá.

Chia chọn vốn là quy trình truyền thống bên trong mỗi doanh nghiệp vận tải. “Trước đây, trong ngành chuyển phát người ta sẽ đo kiểm các công ty qua công nghệ chia chọn”, ông Hưng cho biết.

Năm 2017, Viettel Post là đơn vị đầu tiên áp dụng công nghệ chia chọn tự động Wheel Sorter, với quan điểm: bưu phẩm nào cũng có thể chia được nhưng thất bại. Theo thiết kế, công suất chia chọn đạt 7.200 bưu phẩm/giờ, nhưng thực tế chỉ được 3.000 – 3.500 bưu phẩm/giờ. Điều này bắt nguồn từ đặc thù đóng gói hàng hoá ở Việt Nam không chỉ dùng mỗi hộp bảo quản như nước ngoài mà còn có túi bóng, túi giấy, thậm chí cả... ống nước.

Viettel Post vẫn chưa dừng lại trên hành trình chuyển dịch số của mình.

Sau đó, Viettel Post chuyển sang công nghệ hiện đại hơn – Cross Belt nhưng chi phí đầu tư dự kiến quá lớn - khoảng 80 tỷ đồng cho một dây chuyền có công suất 9.600 bưu phẩm/giờ. Sau khi đi nước ngoài tìm hiểu, Viettel Post quyết định sẽ tự làm chủ thiết kế, chỉ mua thiết bị để có thể tạo được một dây chuyền phù hợp nhất, công suất lớn hơn và chi phí thấp hơn.

Điều này cũng tương tự như quyết định tự xây dựng ứng dụng chuyển phát mà công ty này làm trước đó và doanh nghiệp cũng phải đối đầu với rủi ro lớn là mua thiết bị nhưng không thể vận hành. “Điều may mắn là chúng tôi có những kỹ sư tin là mình sẽ làm được”, ông Hưng tâm sự.

Và niềm tin đó đã được chứng thực. Các kỹ sư của công ty này đã tìm ra một giải pháp tối ưu để thiết kế hệ thống chia chọn hàng hóa. Công suất của dây chuyền không phải là 9.600 bưu phẩm/giờ mà là 36.000 bưu phẩm/giờ.

Thêm vào đó, nhờ việc tối ưu hóa diện tích dây chuyền mà vẫn đảm bảo chất lượng, nhân công và diện tích kho của Viettel Post được tối ưu hơn trước. Cuối cùng, giá trị đầu tư chỉ khoảng 1,7 triệu USD mà mọi tính năng, hiệu quả đều cao hơn gấp nhiều lần so với suất đầu tư thông thường mà nước ngoài tư vấn là 3,4 triệu USD.

Ông Phạm Văn Tuân, Phó TGĐ Viettel Post cho biết, hệ thống chia chọn đi vào hoạt động đã rút ngắn thời gian cho hành trình chuyển hàng. “Mục tiêu chúng tôi hướng đến là 24h đối với trung tâm tỉnh và 48h đối với trung tâm huyện”, ông Tuân nói. Bên cạnh đó, ông Tuân cho biết năng suất lao động tăng trong khi tỷ lệ sai sót, đổ vỡ hàng hoá giảm mạnh do không phải chia chọn một cách thủ công.

“Chất lượng dịch vụ nhờ thế mà được tăng lên nhiều lần”, ông Tuân nhấn mạnh.

Thông qua 2 trụ cột công nghệ mới, cùng cách thức vận hành hiệu quả, Viettel Post vươn lên trở thành công ty nội địa số 1 trong lĩnh vực chuyển phát ở Việt Nam. Thế nhưng, công ty này vẫn chưa dừng lại trong bước chuyển công nghệ. Viettel Post đang có đề án phát triển một hạ tầng logistics dùng chung cho tất cả các doanh nghiệp chuyển phát trong nước.

Câu chuyện của một công ty 0.4 ở Việt Nam đi tiên phong và chuyển mình mạnh mẽ trong lĩnh vực logistics của Viettel Post đã thuyết phục được Ban giám khảo gồm nhiều chuyên gia uy tín tại IBA Stevie Awards 2019. Họ đã chọn Viettel Post cho danh hiệu “Công ty ngành vận tải quy mô lớn của năm” và lễ trao giải đã diễn ra cuối tháng 10/2019 tại Vienna (Áo).