Giảm tỷ lệ hoàn: “Cây đũa thần” giúp tăng doanh thu, lợi nhuận

Suýt sạt nghiệp vì tỷ lệ hoàn tăng

Anh Hoàng Dũng có chuỗi cửa hàng thời trang nam với doanh số khá lớn. Nhưng từ năm ngoái, tình hình kinh doanh của shop đi xuống nhanh chóng. Nguyên nhân là tỷ lệ hoàn tăng dần đều theo thời gian. 

"Tỷ lệ hoàn là vấn đề nhức nhối với người bán hàng online như chúng tôi. Shop của tôi thường free ship cho khách. Nhưng khi hàng bị hoàn, tôi phải trả tiền vận chuyển cả hai chiều. Sản phẩm giá chỉ từ 150.000 đồng tới 250.000 đồng nhưng tiền hoàn lên đến 60.000 đồng. Có tháng tỷ lệ hoàn quá cao, shop của tôi thua lỗ nặng nề", anh Hoàng Dũng không giấu khó khăn của mình. 

Theo anh Dũng, có rất nhiều lý do khiến tỷ lệ hoàn cao. Một phần do khách hàng. "Có nhiều khách hàng rất 'lạ'. Khi tôi hỏi tại sao không nhận hàng, họ trả lời không thích thì không nhận thôi. Phần nữa là do nhân viên. Nhiều đơn quá lâu mà nhân viên không không biết do bên giao hàng quên, thất lạc... không liên hệ báo khách để khách biết dẫn đến khách thất vọng, đến từ chối lấy. Nhưng theo tôi, nguyên nhân vẫn nằm ở công nghệ. Vì không quản lý tốt từng khâu của quá trình bán hàng nên tỷ lệ hoàn tăng theo ngày", anh Dũng phân tích. 

Anh Dũng cho biết anh có sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online với giá 300.000 đồng mỗi tháng. Tuy nhiên, phần mềm này không chia tách thông tin hợp lý nên rất khó sử dụng. Tất cả các thông tin từ quan trọng đến đến không quan trọng đều đồng loạt được đưa ra giao diện. Thông tin đơn hàng bị kéo dài sang nhiều trang nên nhân viên không dễ nắm bắt được tình trạng từng đơn. Tuy nhiên, điểm yếu "chí tử" này được cải thiện khi anh chuyển sang sử dụng phần mềm ERP 3 WIN. 

Giao diện tối ưu

Anh Hoàng Dũng nhận xét phần mềm ERP 3 WIN có giao diện tối ưu. Giao diện không ôm đồm thông tin mà được sắp xếp vừa đủ thông tin cần thiết nhất. Phần quan trọng nhất được đưa ra ngoài cùng, các phần ít quan trọng hơn được sắp xếp vào mục con bên trong. Chỉ cần nhìn ngoài trang chủ, nhân viên có thể biết được tình trạng đơn hàng của 10 ngày gần nhất. 

Giao diện thân thiện như Excel, thao tác đơn giản và nhanh. Giao thành công, Giao không thành công, Chuyển hoàn.... có màu nền khác nhau để nhân viên phụ trách có cái nhìn toàn cảnh nhanh nhất và đưa ra quyết định xử lý hiệu quả nhất

Ngoài ra việc chuyển trạng thái cuối, quản lý duyệt sẽ đẩy sang kế toán, từ đó giảm việc tạo đơn ảo, mất kho, rồi COD bị kế toán biển thủ sẽ không còn, vì đơn nào đã lấy tiền, lấy trong đợt nào, ngày nào, thừa thiếu đều hiển thị rõ.

Hệ thống báo động đỏ

Không chỉ có giao diện dễ thao tác, dễ theo dõi, có các thống kê phân tích, phần mềm ERP 3 WIN còn có "hệ thống báo động đỏ". "Hệ thống báo động đỏ" giúp "doanh nhân mạng" giảm thiểu tỷ lệ hoàn.

Anh Hoàng Dũng chia sẻ trải nghiệm sử dụng phần mềm ERP 3 WIN. Theo anh Dũng, khi một đơn hàng nào đó có thời gian lên đến 3 ngày mà chưa giao thành công, "hệ thống báo động đỏ" được kích hoạt. Đầu tiên là Địa chỉ hiện màu đỏ. Sang đến ngày thứ 4, thêm số điện thoại của khách "hoá đỏ". Sang ngày thứ 5, Họ tên của khách được bôi đỏ,… Chỉ cần nhìn vào màu đỏ của từng vị trí là nhân viên biết tình trạng đơn hàng "nguy hiểm" như thế nào. 

"Ngay khi màu đỏ đầu tiên xuất hiện, tôi đã giao cho nhân viên liên hệ với các bên liên quan như phía vận chuyển, khách hàng,… để tìm nguyên nhân. Nhân viên sẽ thúc đẩy tất cả các bên để đơn hàng trôi chảy hơn", anh Dũng cho biết.

Anh Dũng khẳng định nhờ vào giao diện thông minh, dễ sử dụng và "hệ thống báo động đỏ", tỷ lệ hoàn của anh từ gần 30% giảm xuống còn 12%, có tháng còn 6% . Từ đó doanh thu và lợi nhuận của shop được cải thiện rất nhiều, vì không bị mất trắng cước chiều gửi đi, rồi phí chiều hoàn 50% chiều gửi nữa. Chưa kể tiền quảng cáo lại phải chia vào các đơn thành công còn lại, giờ hoàn giảm thì phí quảng cáo sẽ xuống thấp từ đó lợi nhuận gia tăng.

Anh Dũng cũng không quên chia sẻ thêm tính năng khác của ERP 3 WIN mà anh rất ứng ý. Đó là ERP 3 WIN giúp anh tăng tỷ lệ chốt, giảm tỷ lệ hoàn đơn, không thất thoát kho.