Cơ quan, tổ chức có được yêu cầu người dân xuất trình bản sao chứng thực không?

Không được yêu cầu bản sao chứng thực khi pháp luật chỉ quy định nộp bản sao

Điều 6, Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tiếp nhận bản sao, giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng văn bản điện tử nêu rõ: Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao không được yêu cầu xuất trình bản sao có chứng thực.

Tuy nhiên, trong trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao bị “làm giả” hoặc chứa thông tin bất hợp pháp, cơ quan giải quyết được phép yêu cầu người dân xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh theo thẩm quyền.

Nếu pháp luật đã quy định phải nộp bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực thì cơ quan tiếp nhận không được đòi bản chính, trừ khi có căn cứ hợp lý chứng minh bản sao có thể bị làm giả. Việc này nhằm tránh tình trạng cán bộ yêu cầu bản chính một cách tùy tiện, gây khó khăn trong quá trình hoàn thiện hồ sơ.

Với các giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng văn bản điện tử, cơ quan giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm tiếp nhận và sử dụng bản điện tử, không được yêu cầu người dân nộp bản giấy hoặc bản sao có chứng thực.

Quy định này giúp loại bỏ thói quen “ưu tiên giấy tờ truyền thống”, tạo điều kiện cho người dân sử dụng tài liệu số một cách hợp pháp, đúng chức năng, đặc biệt trong bối cảnh hầu hết giấy tờ cá nhân đã dần được số hóa.

Đã có trên VNeID hoặc tra cứu được trong CSDL, không được yêu cầu người dân xuất trình bản giấy

Nghị định 280/2025/NĐ-CP cũng nhấn mạnh nguyên tắc: nếu thông tin đã tích hợp trên VNeID, người dân chỉ cần xuất trình thông tin đó trên ứng dụng và cơ quan chứng thực không được yêu cầu nộp thêm bản chính, bản sao hay bản sao có chứng thực của giấy tờ tương ứng.

Ví dụ: Thông tin về căn cước, hộ khẩu, tình trạng cư trú… đã xuất hiện đầy đủ trên VNeID thì người dân chỉ việc mở ứng dụng để kiểm tra, không phải mang theo bản giấy. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro thất lạc giấy tờ và phù hợp với chủ trương “mỗi công dân một danh tính số”.

Trong trường hợp cán bộ chứng thực có thể khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.

Theo đánh giá từ các chuyên gia, 1uy định này có ý nghĩa rất lớn trong việc chuẩn hóa quy trình, xóa bỏ tư duy “hồ sơ giấy tờ trùng lặp”, đồng thời buộc cơ quan nhà nước phải tăng cường khai thác dữ liệu điện tử thay vì bắt người dân phải gánh thêm thủ tục.

Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc: đơn giản hơn, đa dạng hình thức nộp

Song song với việc giảm yêu cầu bản sao chứng thực, Nghị định mới cũng điều chỉnh thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, tạo thuận lợi tối đa cho người dân.

Theo đó, người yêu cầu cấp bản sao có thể lựa chọn ba cách: Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền; Gửi qua dịch vụ bưu chính, kèm phong bì ghi rõ địa chỉ nhận;

Nộp trực tuyến trên cổng dịch vụ công, chỉ cần bản điện tử hoặc bản sao điện tử của giấy tờ tùy thân.

Cơ quan cấp bản sao phải căn cứ vào thông tin trong sổ gốc; nếu không lưu trữ hoặc không còn thông tin theo yêu cầu, phải trả lời bằng văn bản. Kết quả có thể trả trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến tùy theo hình thức người dân lựa chọn khi nộp hồ sơ.

Thời hạn giải quyết áp dụng theo quy định hiện hành, tính từ thời điểm cơ quan nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Việc đa dạng hình thức nộp hồ sơ và trả kết quả không chỉ giúp giảm tải cho bộ phận một cửa mà còn tạo điều kiện cho người dân ở xa, người bận rộn có thể hoàn thành thủ tục nhanh chóng, thuận tiện.

×