Sáp nhập thôn, tổ dân phố năm 2026: Quy trình, hồ sơ theo quy định mới nhất để không sai thủ tục

Quy trình lập hồ sơ thành lập thôn mới, “chuẩn hóa” từ cấp xã đến cấp tỉnh

Theo Điều 8 Thông tư 14/2018/TT-BNVsửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 04/2021/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về tổ chức và hoạt động của thôn, tổ dân phố quy định, hồ sơ và quy trình thành lập thôn mới, tổ dân phố mới được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, nhiều cấp thẩm định, nhằm bảo đảm tính hợp pháp và sự đồng thuận trong cộng đồng dân cư.

Theo đó, việc thành lập thôn mới, tổ dân phố mới không chỉ đơn thuần là quyết định hành chính, mà phải đi qua đầy đủ các bước từ cơ sở:

Trước hết, UBND cấp xã xây dựng đề án, trong đó nêu rõ sự cần thiết, quy mô dân số, điều kiện cơ sở hạ tầng, ranh giới địa lý và phương án tổ chức.

Đồng thời, phải tổ chức lấy ý kiến cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình, bảo đảm nguyên tắc dân chủ ở cơ sở. Đây là bước then chốt, quyết định tính đồng thuận.

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, UBND cấp xã trình lên UBND cấp tỉnh.

Khoản 6 Điều 8 Thông tư 14/2018/TT-BNV, căn cứ hồ sơ trình của UBND cấp xã và kết quả thẩm định của Sở Nội vụ, UBND cấp tỉnh trình HĐND cùng cấp ban hành Nghị quyết thành lập thôn mới, tổ dân phố mới, đây là bước “chốt” về mặt pháp lý.

Điểm đáng chú ý trong giai đoạn hiện nay là, dù hệ thống văn bản có bổ sung, cập nhật, nhưng nguyên tắc xuyên suốt vẫn là: thành lập mới phải đi kèm điều kiện thực tế và sự đồng thuận của người dân, không làm cơ học, không chạy theo chỉ tiêu sáp nhập.

Sáp nhập, giải thể, đổi tên, hồ sơ “đi lại” theo quy trình thành lập nhưng chặt hơn về đồng thuận

Tại Điều 8a Thông tư 14/2018/TT-BNV, quy trình và hồ sơ sáp nhập thôn, tổ dân phố được áp dụng tương tự như quy trình thành lập thôn mới, tức là không có “lối tắt” về thủ tục.

Điều này có nghĩa: khi sáp nhập hai hay nhiều thôn, tổ dân phố, chính quyền cơ sở vẫn phải lập đầy đủ hồ sơ như một trường hợp thành lập mới, bao gồm đề án, phương án tổ chức, lấy ý kiến cử tri và trình các cấp thẩm định.

Một số nội dung đáng lưu ý: Khoản 1 Điều 8a, việc sáp nhập phải bảo đảm đúng quy trình hồ sơ như thành lập mới, tránh tình trạng gộp cơ học gây xáo trộn đời sống dân cư.

Khoản 3 Điều 8a, đối với trường hợp giải thể thôn, tổ dân phố, UBND cấp tỉnh phải lập Tờ trình kèm danh sách hộ gia đình liên quan trình HĐND quyết định, bảo đảm minh bạch và trách nhiệm giải trình.

Đặc biệt, với việc đặt tên, đổi tên thôn, tổ dân phố, pháp luật quy định rất cụ thể: Khoản 4 Điều 8a, việc đổi tên phải được trên 50% cử tri hoặc cử tri đại diện hộ gia đình tán thành, đây là “ngưỡng đồng thuận” bắt buộc.

Sau đó, hồ sơ tiếp tục được “chạy” qua các cấp: xã, Sở Nội vụ trước khi trình HĐND cấp tỉnh quyết định.

Điểm mới trong thực tiễn 2026 là nhiều địa phương đang gắn việc đổi tên với yếu tố lịch sử, văn hóa, nhận diện cộng đồng, thay vì chỉ đơn thuần đánh số hoặc ghép tên cơ học.

Có thể thấy, về mặt pháp lý, hồ sơ thành lập thôn mới, tổ dân phố mới sau sáp nhập không có thay đổi mang tính đột phá, vẫn dựa trên nền tảng của Thông tư 14/2018/TT-BNV. Tuy nhiên, điểm “khó” lại nằm ở thực tiễn triển khai: Sự khác biệt về quy mô dân số, điều kiện kinh tế, xã hội giữa các thôn;

Tâm lý người dân khi thay đổi tên gọi, địa giới;

Bài toán bố trí cán bộ sau sáp nhập.

Vì vậy, các chuyên gia cho rằng, hồ sơ chỉ là phần “kỹ thuật”, còn thành công hay không phụ thuộc vào cách làm dân vận, minh bạch thông tin và lộ trình phù hợp.

Trong bối cảnh tiếp tục sắp xếp đơn vị dân cư theo hướng tinh gọn, hiệu quả, việc nắm chắc quy định về hồ sơ, quy trình không chỉ giúp chính quyền cơ sở tránh sai sót, mà còn góp phần tạo sự đồng thuận, yếu tố then chốt để mỗi quyết định hành chính thực sự đi vào cuộc sống

Bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng, hoàn thiện tổ chức sau khi có quyết định thành lập

Tại Điều 12 Thông tư 14/2018/TT-BNV (đã được sửa đổi), việc bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố phải thực hiện theo nguyên tắc dân chủ, có sự tham gia trực tiếp của cử tri tại cộng đồng.

Sau khi thôn mới hoặc tổ dân phố mới được thành lập:

Ban công tác Mặt trận phối hợp với chi bộ giới thiệu nhân sự;

Cử tri trực tiếp bầu hoặc ứng cử, đề cử;

UBND cấp xã ra quyết định công nhận kết quả.

Đáng chú ý: Nhiệm kỳ có thể là 2,5 năm hoặc 5 năm, tùy quy định của địa phương;

Trường hợp chưa kịp bầu, Chủ tịch UBND cấp xã có thể cử người phụ trách lâm thời nhưng không quá 6 tháng.

Quy định này giúp bảo đảm không có “khoảng trống quản lý” sau sáp nhập, đặc biệt trong bối cảnh nhiều địa phương thực hiện sắp xếp đồng loạt.

×