10 quy tắc xã giao phải biết trong kinh doanh

1. Đứng lên khi được giới thiệu

Khi được giới thiệu với một ai đó, hãy đứng lên để thiết lập sự hiện diện của bạn. Nếu cứ ngồi ì tại chỗ, bạn rất dễ bị phớt lờ. Nếu đang không chú ý hoặc không thể đứng lên, hãy nghiêng người về phía trước như thể bạn sắp đứng lên.

Nên đứng dậy để thiết lập sự có mặt của mình khi được giới thiệu

2. Luôn trả lời đủ cả họ và tên

Trong kinh doanh, bạn nên sử dụng họ tên đầy đủ của mình. Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc tới cách mà đối tác muốn bạn giới thiệu về mình. Nếu tên của bạn quá dài hoặc khó phát âm, bạn nên xem xét việc thay đổi, rút ngắn nó hoặc ghi cách đọc ra danh thiếp để đưa nó cho người khác.

3. Luôn chủ động bắt tay nếu bạn ở vị trí cao hơn hoặc là "chủ nhà"

Trong các tình huống giao tiếp, nếu bạn là cấp trên hoặc "chủ nhà", không cần phân biệt giới tính, bạn nên chủ động bắt tay trước. Hành động bắt tay được coi như một lời chào trong kinh doanh, nếu muốn được coi trọng, hãy học cách bắt tay đúng chuẩn.

4. Ăn mặc thích hợp

Ăn mặc phù hợp với hoàn cảnh

Quần áo là một trong những yếu tố quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ và nó có thể quyết định tới việc nâng cao hay hạ thấp uy tín của bạn trong mắt người đối diện. Hãy thể hiện mình là người chuyên nghiệp ngay từ cách ăn mặc. Điều bạn cần làm bây giờ là tìm hiểu những nguyên tắc phối đồ cơ bản, lựa chọn phục trang phù hợp với từng hoàn cảnh: tham dự sự kiện, họp, kí hợp đồng, dự tiệc…

5. Nói “cảm ơn” không quá 2 lần trong một cuộc nói chuyện và gửi lời cảm ơn tới riêng từng người

Biết nói “cảm ơn” là điều rất tốt, tuy nhiên, bạn không nên lạm dụng từ này. Trong một cuộc nói chuyện, đặc biệt trong kinh doanh, bạn chỉ nên nói “cảm ơn” 1 đến 2 lần để tránh làm giảm giá trị của nó, đồng thời tránh tạo cảm giác bạn yếu đuối và cần giúp đỡ.

Viết thiệp cảm ơn cho từng người

Bên cạnh đó, bạn nên gửi riêng thiệp hoặc email cảm ơn tới từng người thay vì gộp tất cả vào làm một. Điều đó thể hiện sự tôn trọng đối với những người bạn biết ơn.

6. Tránh sử dụng điện thoại di động

Ngày nay, điện thoại dường như đã trở thành vật bất ly thân đối với tất cả mọi người. Thế nhưng trong một vài trường hợp, bạn nên để nó ra xa, nhất là trong các cuộc họp. Để trở thành một người chuyên nghiệp, bạn nên cất điện thoại trong túi quần hoặc túi xách và tránh để trên mặt bàn khi nói chuyện cùng một người khác.

7. Sử dụng một hình chân dung và một email chuyên nghiệp

Sử dụng tên và email chuyên nghiệp

Nếu muốn người khác nhìn bạn với ánh mắt tin cậy và có thể tiếp cận để hợp tác, hãy thay tất cả các hình trong hồ sơ hoặc lí lịch trích ngang bằng một tấm ảnh chân dung nghiêm túc. Ngoài ra, kinh doanh chuyên nghiệp cũng không có chỗ cho những email đại loại như “babygirl@ …” hoặc “beerlover@ …”. Email công việc nên có họ tên hoặc chức vụ để người nhận có thể biết bạn là ai.

8. Sử dụng lời chào email chuyên nghiệp và đảm bảo đã chọn đúng tên người nhận trước khi nhấn “Gửi”

Những ngôn ngữ kiểu như “Này”, “Hey”, “Yo”, “Chào mọi người”…chỉ phù hợp để nói chuyện với những người thân thiết. Để thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp trong công việc nói chung và trong kinh doanh nói riêng, hãy sử dụng “Dear”, “Kính gửi”… Ngoài ra, trước khi nhấn “Gửi”, hãy kiểm tra thật kĩ email người nhận để tránh gửi nhầm cho một ai đó không liên quan.

9. Khép các ngón tay lại khi chỉ tay

Hãy chỉ tay với một bàn tay mở, các ngón tay khép lại khít nhau. Nếu chỉ tay bằng ngón trỏ, người đối diện có thể hiểu theo hướng bạn đang thể hiện thái độ hung hăng và gây hấn. Điều này thực sự không tốt trong mọi tình huống.

Không chỉ ngón tay trỏ khi nói chuyện

10. Đúng giờ

Luôn đúng giờ hẹn trong mọi tình huống sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cho cả bản thân và những người xung quanh. Đây là nguyên tắc vô cùng cần thiết, giúp hình cảnh của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều trong mắt người đối diện. Nếu vì một tình huống ngoài tầm kiểm soát khiến bạn tới muộn, hãy thông báo cho những người khác để họ có hướng giải quyết kịp thời, sau đó giải thích thật ngắn gọn khi tới nơi, tránh mất thời gian.